タイトルがちょっと辛口で申し訳ありません
どこの会社にも
会議や打ち合わせなどはあると思います
毎日ディスカッション方式を取って意見を出し合ったり
良くしていくためにやっているのに
話がまとまらず時間だけがダラダラと無駄にすぎる
挙句、なにも決まらない
そんな会議を有意義なものにするための
ヒントをご提案します
目次
会議の始まりにその日の目的を明確にする
話し合いの最初に議長がこれを参加者全員の頭にインプットすることで
生産性がグッと上がります
- 「〇〇のケースで競合他社に競り負けた件について」
- 「競合他社の新規獲得が目立っているが当社の募集活動の問題点について」
- 「得意先A様のクレームについて」
議長はまず
その日の会議の目的をホワイトボードに書いてスタートします
この時に必ず問題を細分化することを忘れずに！
例えば
1.「〇〇のケースで競合他社に競り負けた件」
- 他社の価格のリサーチ不足
- 商談そのものの内容
- お客様のニードに合わせた提案
2.「競合他社の新規獲得が目立っているが当社の募集活動の問題点について」
- 販促ツールの見直し
- 活動時のモチベーション
- お客様のニード
- 競合他社との違いを顕在化
3.「得意先A様のクレームについて」
- 発生事由を確認
- 今までの対応策の確認
- 今後の対応策を練り込む
ひとつのテーマを話し合うのに
これだけ細分化することができます
書記はホワイトボードなどを使用して
しっかり書き込んで
会議の迷子人が出ないようにしてあげましょう！
その話って今必要ですか？
いつもいつも思うんです
同じ仕事をしている社員間で会議をする時に
必要のない経験談や例え話を織り交ぜて分かりやすく話す人
有難いケースもありますが
往々にして
時間のムダ！
そもそも参加しているスタッフはその仕事に携わってる人間ですよね？
そんなに噛み砕いて話をしなくても理解できますよ？
そもそも理解度が低いとすれば
新人かもしくは余程仕事ができない人です
新人へのフォローは会議の前かその後に
仕事への意識が低い人間は相応の対処をする
そして
必要のない経験談や例え話を織り交ぜて分かりやすく話す人は
端的に結果から話して手短に話を伝える努力をしましょう
きつい表現ですがもう一度
時間のムダ！
話が進みませんし目的の達成率は著しく下がります
改善を目標とした会議のムダはこの3つ
社内のパワーバランスと気に入られたいが為の同調
「うちは社長のワンマン会社だから」
最も危険です
社長様も会議に参加するのであれば
１スタッフとして話し合う心構えが必要となります
もし社長の意見や提案が不利益であれば
間違っている！と伝えなければ
物事は改善に向かいません
そして社長の意見になんでも賛同する
イエスマン様！
お話しになりません、お客様の前で必要な時に勝手にやってろw
社長も人間です
「俺が（わざと悪い意見）を言ったらみんななんて言うかな？」
なんて試すようなことはきっと見抜けないでしょうw
あ、反対意見を提示する場合は
発言のタイミングと言葉遣い
この2点は念頭に！
感情からくる意見のブレ
人間であれば誰でも感情に左右されるときはあります
「あの時こう言ったじゃないか」
「あいつムカつくから賛同しない、できない」
非常に危険です
これから物事を改善をしていくのに
個人の感情はいらないんですよ！
ひとつ目のワンマン社長の話にも繋がりますが
会議において
良い意見は重宝され、イマイチな意見は選ばれません
自分の意見を言うことに抵抗があったり
リスクを背負うのが怖いのであれば
そんな人はお荷物さんか幽霊社員さんかもしれませんよ？
そして全てではありませんが
上司もバカじゃありません
ちゃんと見られてますし査定されてます！
試行錯誤、訂正します、申し訳ございませんが通らない、そして固執する
スタッフ全員と顧客が可哀想なレベル
意見を交わし方向性が決まって新しいものにトライします
でもそれって
- その時のベストであって今にあっているか？
- 試してみたけど想定外のリスクが生まれた
- トライしたことでもっと良い方法が見つかった
次のステージに進むことができたのは素晴らしいのですが
損失が出たときに
申し訳ございません！
が通らないことが多すぎる
損失を出してしまった場合はその人間がしっかりと責任に負わせます
社員が負えるものでなければ会社として責任を負います
試してみて新たな問題点が生まれた場合は
固執することなく柔軟に考える
より良い方法を創造するのに
過去の成功率の低いやり方に囚われていてはムダですよ？
感情は傍に置いておいて
目の前の物事をしっかりと見つめましょう！
まとめ
最後までお読みいただきありがとございました
時間＝お金
なんて擦り切れるほど言われている言葉にも当てはまるように
無駄にすごす会議ならやらないほうがいいですw
本当は使い方と議事録の付け方も書きたかったのですが
長くなりましたのでまたの機会にさせていただきます
それではっ
ありがとうございました！
